Tem como objetivo exibir as informações do documento, tais como sua identificação, informações de versões, Anexos e fluxo de Aprovação 

 

Tópicos:

• Identificação do Documento
• Versão do Documento
• Anexo do Documento
• Confirmação de Leitura
• Formulário de Informações Genéricas
• Fluxo de Aprovação do Documento

 

Pré-requisitos:

• Possuir permissão de acesso ao Módulo de Documento.

 

 Identificação do Documento

Permite que seja consultadas/atualizadas informações para o documento.

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o documento que deseja modificar
 - Clicar no botão "Pesquisa"
 - Selecione o documento desejado
 - Clicar na guia "Documento"

 Detalhamento dos campos:

• ID

Indica-se o número gerado automaticamente pelo sistema para identificação do cadastro.

 

• Tipo de Proprietário do Documento

Tem como objetivo associar a qual grupo esse novo documento cadastrado irá pertencer. Essa informação terá relevância na pesquisa dos documento por Visões de Árvore, pois serão apresentados de forma agrupada de acordo com o grupo informado.

Esse grupo pode ser:  "Documentos Internos" , "Documentos de Fornecedores",  "Documentos Financeiro", "Documento Administrativos" entre outros.

Para obter maiores informações sobre como cadastrar Tipo Proprietário Documento, acesse:  Cadastro Categorias

 Este campo é utilizado como filtro de acesso aos usuários, onde somente 
permitirá que o usuário possa consultar o documento se este associado ao seu 
perfil

 

• Tipo do Documento ( Disponível apenas no Criar )

Tem como objetivo indicar qual tipo do documento . Esse tipo pode ser:  "Certificados" , "Manual do Sistema" , "Normas" entre outros.

Para obter maiores informações sobre como cadastrar Tipo Documento, acesse:  Cadastro Categorias

 

 Este campo é utilizado como filtro de acesso aos usuários, onde somente 
permitirá que o usuário possa consultar o documento se este associado ao seu 
perfil

 

• Proprietário do Documento ( Disponível apenas no Criar )

Tem como objetivo indicar qual proprietário do documento . Esse tipo pode ser:  "Planta", "Fornecedor", "Cliente", entre outros 

 Este campo é utilizado como filtro de acesso aos usuários, onde somente 
permitirá que o usuário possa consultar o documento se este associado ao seu 
perfil

 

• Item ( Disponível apenas no Criar )

Permite relacionar um Item ao documento

 

• Número ( Disponível apenas no Criar )

Indica-se o número associado ao documento. Esta é uma informação que será gerada automaticamente de acordo com a estratégia de numeração configurada. 

  A sequencia de numeração do documento pode ser Manual ou Automática de 
acordo com as parametrizações realizadas para o módulo. Para obter maiores
informações sobre como configurar a numeração automática, 
acesse: Estratégia de Numeração Automática

 

• Descrição Documento

Permite inserir uma descrição do documento. 

 

• Versão do Documento ( Disponível apenas no Criar )

Permite que seja indicado qual o numero inicial da versão para o documento que esta sendo criado.

Existem cenário em que o documento será controlado no sistema, porém não encontra-se na versão 1 devido a sua várias elaborações já realizadas.  Esse campo possibilita indicar qual a versão inicial desejada para o documento que está sendo criado, ou seja, se atribuído o valor 15 , a primeira versão do documento terá  numero de versão 15 e a partir de então teremos os próximos sequenciais a partir dessa numeração. 

 

• Código de Revisão

Permite inserir um código de revisão do documento.

Permite-se que o documento seja também controlado por um código de revisão desejado, sem que esteja relacionado com o código de "Versão do Documento" que será gerado automaticamente pelo sistema.

 Configuração dos parâmetros:
Se o parâmetro "Document - Required Field Revision Code"  estiver ativo, indica 
que para modificar o documento é necesssário inserir um valor no campo 
"Código de Revisão".

Se o parâmetro "Document - Allow Save Document With Revision Code Used In 
Previous Version"  estiver ativo, indica que ao salvar o documento é permitido
usar o código de revisão da versão anterior do documento.

Permite-se usar o parâmetro "Document - Required Revision Code - Workflow Step
Status" para requerer o código de revisão por Status da fase do Fluxo de
Aprovação do documento.

  

• Validade em Data ( Disponível apenas no Criar )

Permite-se que seja definido a validade do documento.

 

• Documento Principal ( Disponível apenas no Criar )

Permite que documentos possar ser associado a um documento principal. Pode ser utilizado por exemplo em documento ( principal ) que são normas e demais documentos sejam complementos desse principal.

Quando utilizado esse recurso, o documento é identificado como "Documento Relacionado" no painel "Pertence".

  

• Workflow

Indica-se o fluxo de aprovação do documento.

Tem como objetivo definir qual o fluxo de aprovação será usado para cada documento.

 
1. Definição Workflow Responsável ou Papel: No Workflow é possível definir o 
tipo de Estratégia de Responsável para Etapa de Aprovação. 
Para obter maiores informações sobre tipo, acesse: 
Como Definir se Workflow é gerenciável por Responsável ou Papel 


2. Incluir / Excluir Responsáveis Workflow: 
Também existe disponível no workflow, um recurso que permite incluir / excluir 
responsáveis nas respectivas etapas da Aprovação. 
Para ter acesso a essa opção:  
- Selecione o ícone  que encontra-se abaixo do campo.
- Selecione "Modificar Permissão"
- Uma tela será apresentada onde será possível incluir/excluir responsável ou 
Definir etapas de Aprovação workflow.

Para obter mais informações, acesse: 
Definição de Responsável e etapa de Aprovação do Workflow


3. Autenticação Eletrônica: Também existe disponível no workflow, um recurso que 
permite exigir a obrigatoriedade de informar usuário e senha ao alterar o status
das respectivas etapas do workflow.

Para obter mais informações sobre como exigir autenticação eletrônica, acesse:
Como exigir autenticação eletrônica no workflow


4. Histórico do Workflow: Também existe disponível no workflow, um recurso que
permite consultar o histórico da alteração de status das etapas do workflow.
Para maiores informações, acesse: Histórico do Workflow.


5. Definição Workflow : Para obter maiores informações sobre definição do 
Workflow de Aprovação acesse: Parâmetros disponíveis no módulo de Documentos

 

• Número Externo

Permite relacionar o documento criado com uma referencia de número externo .

 

• Data de Aprovação

Indica-se a data de aprovação do documento.

 

Se o parâmetro "Document - Manage Automatically Update Approval Date" 
estiver ativo, permite exibir automaticamente  no campo "Data de Aprovação" a 
data em que o documento foi finalizado e aprovado.

 

• Usuário Aprovação

Indica-se o usuário que aprovou e finalizou documento.

 

Se o parâmetro "Document - Manage Automatically Update Approval User" 
estiver ativo, permite exibir automaticamente  no campo "Usuário Aprovação" 
o usuário que aprovou e finalizou o documento.

 

• Data de Cancelamento

Indica-se a data de cancelamento do documento.

Tem o objetivo de exibir na tela a data que o documento foi cancelado.

• Usuário Responsável pelo Cancelamento

Indica-se o usuário que cancelou o documento.

Tem o objetivo de exibir na tela o usuário que cancelou o documento.

 

 

 Versão

Permite que seja adicionado/atualizado informações da versão de documento.

Tem o objetivo de exibir na tela a descrição da justificativa de criação das versões de documentos.

  - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
  - Clicar no documento desejado
  - Clicar no guia"Documento"
  - Clicar na visão "Versão"
  - Preencher o campo "Justificativa"
  - Clicar no botão "Salvar"

 

 

 Anexo do Documento

Permite que seja adicionado, alterado ou excluído o arquivo que representa o documento.

É possível que seja adicionado mais que um arquivo de documento utilizando o recurso "+"

Conforme veremos a seguir, permite-se que após anexado o documento, este poderá ter seu conteúdo apresentado diretamente no painel de Visualização.

Também veremos a seguir que existem vários recursos que encontram-se disponíveis no painel de visualização, tais como: Download , Upload, Configurações Avançadas Anexo , Indexação de Conteúdo, Impressões de documentos, rotações e até mesmo Edição do Documento sem a necessidade de realizar manualmente o download/upload.

 

•  Download e Upload do Anexo     

Permite que sejam realizados o download e Upload do arquivo.

 Para obter maiores informações sobre download e Upload dos anexos , acesse: Download e Upload de Anexo

 

• Configurações Avançadas do Anexo 

  Para obter maiores informações sobre configurações avançadas do Anexo , acesse: Configurações Avançadas do Anexo

Indexação: Em configurações avançadas, é possível parametrizar a "indexação"
dos conteúdos dos arquivos PDF adicionados, ou seja, este recurso permitirá 
pesquisar o conteúdo de textos que encontram-se dentro dos documentos anexados 
(arquivos PDF, Imagens ...) utilizando a pesquisa padrão do módulo.
Para obter maiores informações, acesse: Indexar Conteúdo

Históricos de acesso do Anexo : Em configurações avançadas, também é possível que
seja consultado os históricos de acesso ao Anexo. Para obter maiores 
informações, acesse: Histórico de Acesso do Anexo

 

• Excluir Anexo 

Permite que seja excluído o arquivo.

Para obter maiores informações sobre excluir Anexo , acesse: Excluir Anexo

 

• Edição do Anexo - Download Automático 

Permite que seja realizada a edição do documento sem a necessidade de realizar o download manualmente. 

Quando deseja-se realizar a alteração do arquivo que encontra-se anexado, primeiramente é necessário que seja realizado o download desse arquivo "localmente"  e posteriormente após submetida a atualização desejada é necessário que seja localizado o arquivo e realizado o seu upload  .

Utilizando o Recurso de "Edição" do arquivo é permitido que automaticamente seja realizado o download para um diretório local e o documento já será apresentado em modo de edição para que as alterações desejadas sejam realizadas. 

 Ferramenta e Parâmetros para Edição Documento: Para obter o recurso 
Edição-Download/Upload, deve-se utilizar a ferramenta "Edição de Documento" e 
também é necessário parametrizações específicas para o Anexo. Para maiores 
informações consulte : Ferramenta e Parametrização de Edição de Documento

 

• Edição do Anexo - Upload Automático 

Após utilizado o recurso de "Edição - Download" do arquivo  é necessário que se utilize também o recurso "Edição - Upload".

Esse recurso tem como objetivo atualizar o documento alterado no sistema. 

 Ferramenta e Parâmetros para Edição Documento: Para obter o recurso 
Edição-Download/Upload, deve-se utilizar a ferramenta "Edição de Documento" e 
também é necessário parametrizações específicas para o Anexo. Para maiores 
informações consulte : Ferramenta e Parametrização de Edição de Documento

 

Veja abaixo um cenário de Uso do recurso de "Edição - Download"  e "Edição - Upload"    A. No módulo DOC, localizar um documento que deseja-se Atualizar : B. Selecionar a opção  - Quando selecionado será apresentada a mensagem conforme abaixo, indicando que o download do arquivo encontra-se em andamento. - Assim que concluído o Download , podemos observar que o arquivo foi apresentado em forma de edição, ou seja, nesse caso o arquivo encontra-se em formato word e já encontra-se disponível para ser editado. C. Arquivo Editado Após o arquivo ser editado, é necessário que este seja "Salvo". Após essa alteração o arquivo encontra-se pronto para ser atualizado no sistema, e com isso utilizaremos o recurso de "Upload"   D. Selecionar a opção Se desejar que o arquivo alterado seja atualizado no sistema, é necessário que esse recurso seja acionado.  Quando selecionado essa opção será apresentada a mensagem conforme abaixo, indicando que o upload do arquivo encontra-se em andamento.  Em seguida, a tela será atualizada e o arquivo estará disponível com as alterações realizada

 

• Girar, download e Imprimir o Anexo 

O botão  permite que seja rotacionado no sentido horário o documento.

O botão  permite que seja escolhido uma pasta do Windows Explorer para ser realizado o download do documento.

O botão  permite que seja impresso o documento.

 

• Ajustar, Aumentar Zoom e Diminuir Zoom do Anexo

O botão  permite que o documento seja ajustado a largura da página.

O botão  permite aumentar o zoom do documento.

O botão  permite diminuir o zoom do documento.

 

• Inserir anexo 

O botão  permite que seja adicionado mais que um arquivo de documento.

 

  
Marca d'Água, Cabeçalho e Rodapé - É possível que sejam cadastradas várias Marca 
d'Água, Cabeçalho e Rodapé nos documentos. Para obter maiores informações sobre 
os tipos disponíveis, acesse: Marca D'Água, Cabeçalho e Rodapé do Documento

 

 

• Permissões para visualização do Documento

Quando parâmetro de conversões de PDF encontram-se ativos no sistema, será necessário atribuir permissões especiais aos perfis. 

  
Consultar o artigo abaixo, para visualizar os detalhes das permissões/parametrizações:
https://portal.siq.com.br/hc/pt-br/articles/23554055820183

 

 

 

 

 

 

 

 Confirmação de Leitura

É possível que determinados documentos exijam a confirmação de leitura pelos seus respectivos responsáveis. 

Quando o documento possui como regra ser gerenciado por distribuição, o sistema permite que uma distribuição seja criada para o documento e nela sejam indicados informações como: Distribuição física/eletrônica , necessidade de leitura do documento e também uma lista de usuário responsável pela distribuição.

Para obter maiores informações sobre como criar essa distribuição para o documento, acesse: Etapa de Distribuição do Documento

Se o documento atender as regras de distribuição e se necessário que usuários responsáveis realizem a confirmação de leitura do documento, quando esse usuário responsável acessar o respectivo documento, o painel "Confirmação de Leitura" será apresentado. 

 Quando essa opção "Certifico que Li e entendi" for selecionada pelo usuário,  será registrada a data em quem ocorreu essa confirmação de leitura, e este painel "Confirmação de Leitura" deixará de ser apresentado para o usuário.

  É possível consultar a "Data de Confirmação de Leitura", no painel 
"Confirmação de Leitura" que encontra-se relacionado a fase de "Distribuição".
Para obter maiores informações sobre como criar essa distribuição para o 
documento, acesse: Etapa de Distribuição do Documento

 

 

 Formulário de Informação Genérica

Permite criar um formulário de acordo com a necessidade do usuário. 

Esse recurso é um painel genérico, que permite que sejam adicionados através de parametrização, campos adicionais ao módulo de Documento.

Neste nosso exemplo, encontra-se disponível um campo de anexo e comentário, porém se desejável outros campos como : calendários, textos etc , podem ser habilitados para serem preenchidos pelos usuários.

  É possível definir o formulário de informação genérica por 
"Tipo Proprietário Documento","Proprietário Documento" ou "Tipo de Documento"

 

 

 Fluxo de Aprovação do Documento

 Permite que seja alterado o status das fases do documento. 

Tem objetivo de permitir que os responsáveis pelas fases do documento avaliem e alterem o status das fases. 

  - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
  - Clicar no documento desejado
  - Clicar no guia "Documento"
  - Com o mouse ir até o fluxo de aprovação
  - Alterar o resultado das fases para o status desejado
  - Clicar no botão "Salvar"

 Após o resultado de todas as fases serem avaliadas, o documento será encerrado com o respectivo resultado atribuído.

 

Incluir / Excluir Responsáveis Workflow: Também existe disponível no workflow, 
um recurso que permite incluir / excluir responsáveis nas respectivas etapas da 
Aprovação. Para obter maiores informações sobre como incluir/excluir responsável 
do workflow, acesse: Incluir e Excluir Responsáveis na Etapa do Workflow

  

Exigir usuário e senha ao alterar o status: Também existe disponível no workflow, 
um recurso que permite exigir a obrigatoriedade de informar usuário e senha ao 
alterar o status das respectivas etapas do workflow.
Para obter mais informações sobre como exigir autenticação eletrônica, acesse:
Como exigir autenticação eletrônica no workflow

 

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- Para qu 

 

Após aprovado o documento, existe uma validação automática de documentos sem leitura, enviando assim o email para os usuários responsáveis pela Distribuição do Documento e usuários relacionados (se existir) informando a falta de leitura do documento. Para obter maiores informações sobre usuários relacionados , acesse:  Documento - Confirmação de Leitura

Os usuários que receberem o email, deverão entrar no documento e clicar no campo "Certifico que li e entendi".

Ao clicar no campo "Certifico que li e entendi" o usuário informa ao sistema que leu o documento e encerra o envio de email's. 

O  campo "Certifico que li e entendi" também tem o objetivo de gravar no sistema a data e horario de leitura do documento.