Apresentando o Módulo Documento

O que é o Módulo? 

O módulo de Documento tem como finalidade armazenar, gerenciar e rastrear grandes volumes de documentos eletrônicos de forma ágil e organizada. O sistema também permite a definição de funções por usuários, controle de acesso, controle de versão, workflow de aprovação e outras importantes funcionalidades que facilitam o fluxo de informação. Através do uso da solução, é possível organizar arquivos importantes de forma centralizada e fornecer todas as informações que os funcionários necessitam para realizar seu trabalho com eficiência.

Recentemente, o módulo de Documento ganhou uma nova funcionalidade que permite o gerenciamento de Matriz de Treinamento dos usuários. Integrado ao módulo de Treinamento, agora é possível submeter o plano de capacitação e monitorar se estão sendo executados.

São exemplos de documentos:

• Contratos
• Normas
• Manuais
• Matriz de Competência
• Programação de Entrega
• Aviso de Embarque 

 Quando utilizar o Módulo? 

Se você desejar centralizar todas as suas documentações de Manuais, Instruções de Trabalho, Contratos, Normas, Matriz de Treinamento entre outros, este é o modulo indicado. 

O módulo de Documento é uma excelente ferramenta em cenários onde para a aprovação de determinado documento, exige-se a atuação de várias áreas/departamentos, pois as configurações permitem que para cada tipo de documento sejam disponíveis fluxos de aprovações específicos com seus respectivos responsáveis.

Além de obter todos os documentos organizados, possibilita o registro de cada mudança realizada no documento através do versionamento, garantido assim todos os históricos das alterações para sua consulta e análise futura.

Quais os recursos do Módulo?

• Permite que os documentos sejam consultados, criados e excluídos;
• Permite que na criação do Documento sejam informados dados de identificação, anexo, validade, informações do formulário padrão e etapas de aprovação;  
• Possibilidade de definir etapas de aprovações específicas para cada tipo de documento, o que permite que cada setor/departamento seja responsável por suas respectivas etapas de atuações;
• Permite que sejam relacionados documentos principais entre vários tipos de pertences;
• Permite busca do conteúdo por palavra-chave;
• Assinatura digital;
• Definições de marca d'água, cabeçalho, rodapé para o documento;
• Permite definir documento como confidencial, onde apenas pessoas autorizadas possuem acesso aos respectivos documentos;
• Controle de distribuição eletrônica e física do documento com protocolo impresso;
• Controle de impressões e visualizações através de senhas por documento;
• Disparo de e-mail automático;   
• Possibilidade de comparar mudanças entre as versões dos documentos (controle de histórico de revisões).
• Disparos automáticos que permitem:  Gestões de documentações com validades vencidas ou a vencer, Etapas de aprovações em atraso, comunicado de leitura de documentos, entre outros;
• Distribuição do Documentos de forma física ou eletrônica;
• Análise de Dados para suporte a Decisões;
• Matriz de Treinamento de Usuários.