Permite a distribuição de Documentos de forma Física ou Eletrônica após a sua respectiva Aprovação.

 

Tópicos:

• Distribuição Documento - Criar
• Distribuição Documento - Apagar
• Distribuição Documento - Identificação
• Distribuição Documento - Confirmação de Leitura
• Distribuição Documento - Eletrônico Enviar Serviço
• Distribuição Documento - Protocolo de Recebimento
• Distribuição Documento - Evidência
• Distribuição Documento - Evidência Protocolo de Eliminação
• Distribuição Documento - Resultado da Distribuição

 

Pré-requisitos:

• Possuir permissão de acesso ao Módulo de Documento.
• Possuir permissão de acesso a Distribuição do Documento
• Documento deve estar definido como um tipo "Distribuição" 

 

Distribuição Documento - Criar

Permite criar uma nova distribuição para o Documento. 

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Clicar no documento desejado
 - Clicar no guia "Documento"
 - No Workflow de Aprovação do Documento, localizar a etapa "Distribuição"
 - Localizar o painel "Distribuição de Documento"
 - Acionar o botão "Criar"

  - Informar os campos obrigatórios
  - Clicar no botão "Salvar"

Para obter maiores informações sobre os campos , acesse:  Distribuição Documento - Identificação

 

 

Distribuição Documento - Apagar

 Permite apagar umas distribuição para o Documento.

 - Checar a distribuição desejado
 - Acionar o botão "Apagar"
 - Preencher o campo "Justificativa"
 - Clicar em "Sim"

 

 

 

Distribuição Documento - Identificação

Permite se consultada as informações relacionada a Distribuição do Documento

• ID

 Indica-se o número gerado automaticamente pelo sistema para identificação do cadastro.

 

• Pessoa

Indica-se o responsável pela Distribuição.

Tem o objetivo permitir a indicação de um responsável que esteja cadastrado no modulo de Pessoa.

Para obter maiores informações sobre o cadastro de pessoas , acesse:  Módulo Pessoa

 

• Tipo de Distribuição do Documento

Tem como objetivo indicar se a distribuição sera do tipo Física ou Eletrônica.

O tipo "Física" a distribuição dos documentos nos postos de cópia será através de impressões de Relatórios.

O tipo "Eletrônica" a distribuição dos documentos será de forma sistêmica e/ou por comunicados automáticos. 

 

• Quantidade

Indica-se a quantidade de cópias do documento que deve ser considerada na distribuição

 É permitido definir a obrigatoriedade ou não do campo quantidade. 
Para obter maiores informações sobre o parâmetro, acesse: 
Lista de Distribuição - Configurações Gerais

 

• Requer Confirmação de Leitura.

Permite indicar a necessidade ou não de confirmação de leitura da Distribuição do Documento.

Quando campo ativo, todos os "Usuários Relacionados" ao Responsável da Distribuição, deverá indicar a confirmação da leitura .

Se marcado como requirido o sistema envia um email avisando as pessoas da 
lista para acessarem o link do email e marcarem o documento como lido.

Também são enviados notificações de leitura do documento para quem ainda não 
confirmou a leitura.

 

 

Distribuição Documento - Confirmação de Leitura

Indica-se todos os usuários que deve realizar a confirmação de Leitura de Distribuição do Documento e também indica se já realizaram ou não a confirmação de leitura. 

Essa lista será atualizada de acordo com "Usuários Relacionados"  que encontram-se associados aos usuário indicado no campo "Pessoa" do "Painel de Identificação". Essa é uma lista de usuário associado a lista de distribuição do documento.

Para obter maiores informações sobre o "Usuários Relacionados" , acesse:  Módulo Pessoa - Pessoas Relacionadas

 

• Nome 

Indica-se o Responsável da distribuição do documento.

 

• Email

Indica-se o e-mail Responsável da distribuição do documento.

 

• Requer Confirmação de Leitura

Indica se deve exigir "confirmação de Leitura" para o Responsável da distribuição do documento

 

• Data de Confirmação de Leitura

Se exigido a "confirmação de Leitura" , este campo indica se o usuário responsável já confirmou a leitura.

Para obter maiores informações sobre como realizar a confirmação de leitura do documento , acesse:  Documento - Confirmação de Leitura

 

Cenário para exemplificar o painel "Confirmação de Leitura"   A. Para que o painel "Confirmação de Leitura" seja atualizado, é necessário : - Selecionar um Responsável no campo "Pessoa". Esse responsável deverá ter "Usuários Relacionados".  - Tipo de Distribuição do Documento deverá ser do tipo "Eletrônico" .  Para esse caso, o tipo Eletrônico deverá estar relacionado a chave "DOCUMENT_DISTRIBUTION_TYPE_ELETRONIC" - Ativar o campo "Requer Confirmação de Leitura" .   B. Após selecionada as opções acima, o painel "Confirmação de Leitura" apresentará os usuários que encontram-se relacionados ao responsável informado no campo Pessoal   C. É possível localizar esse cadastro de "Pessoas Relacionadas" no cadastro de "Pessoa" . Conforme podemos visualizar abaixo, podemos consultar quais são as "Pessoas Relacionadas" que encontram-se associadas ao usuário Ewerton  Para obter maiores informações sobre o cadastro de pessoas , acesse:  Módulo Pessoa

 

 

Distribuição Documento - Eletrônico Enviar Serviço

Indica-se os disparos automáticos realizados referente a distribuição do Documento.  O evento será registrado no momento em que a fase "Distribuição" do Workflow do Documento for finalizada. 

Para obter maiores informações sobre disparo automático, acesse: 
Agente Documento - Gatilho Finalização

 

 

Distribuição Documento - Protocolo de Recebimento

Permite que seja impresso os protocolos que encontram-se disponíveis em layout PDF. Esse recurso terá aplicação quando o Tipo de Distribuição do Documento for cópia "Física".

Será impresso um PDF com as informações do documento permitindo assinatura dos usuários relacionados. Após as devidas assinaturas, é possível que esses documentos sejam "Escaneados" e anexados nos painéis de Evidências , que será detalhados nos tópico a seguir. 

  

 

Distribuição Documento - Evidência

Permite-se que seja indicada evidências relacionadas a Distribuição do Documento. Essa evidência pode ser cadastrada em forma de anexo.

 Para obter maiores informações sobre Anexo do sistema acesse:  Como Incluir/Excluir Anexos no sistema.

 

Distribuição Documento - Evidência Protocolo de Eliminação

Permite-se que seja anexada evidências relacionadas a Distribuição do Documento relacionada ao Protocolo de Eliminação. Essa evidência pode ser cadastrada em forma de anexo.

 Para obter maiores informações sobre Anexo do sistema acesse:  Como Incluir/Excluir Anexos no sistema.

 

Distribuição Documento - Resultado da Distribuição

Permite que seja alterado o status das fases de Distribuição do Documento.