Permite-se que sejam disparados comunicados automáticos quando campos do formulário do Documento encontram-se com data vencida ou a vencer.
O agente irá gerenciar o campo encontrado no formulário ( Informações Genéricas ) do Módulo de Documento e o disparo automático ocorrerá de acordo com as configurações indicadas no recurso do Agente.
Será possível definir : Freqüência de Execução, Escalonamento dos Envios e grupos ou usuários que deverão receber o comunicado.
Tópicos:
Pré-requisitos:
- Possuir permissão de acesso ao módulo de Agente
Acessando o Agente e seu Recurso
Cada agente do sistema, possui o seu respectivo cadastro onde permite-se : Ativar / Desativar, definir sua frequência de execução e seu recursos específicos. Para obter maiores informações sobre o cadastro agente e seus recursos , acesse: Apresentação e Configuração do Módulo de Agente
A. Acessando Agente
Permite acessar o agente que deseja-se configurar.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_INFORMATION_EXPIRED"
- Acionar o ícone "Lupa"
B. Recurso do Agente
Permite acessar o recurso do Agente para realizar as parametrizações desejadas para o Envio.
Na Guia Recurso iremos encontrar várias parametrizações que nós permitirá configurar os filtros para os disparos, ou seja, nós possibilitará definir se desejamos que os envios sejam para algum grupos restritos de documentos, tais como: "Tipo de Documentos", "Proprietário" , "Situação do Workflow" ... entre outros.
Também nos recursos, nos possibilitará informar quais são os grupos de contatos que receberão os comunicados dentro das condições configuradas.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_INFORMATION_EXPIRED"
- Acionar o ícone "Lupa"
- Selecionar a Guia "Recurso"
Informações do Recurso do Agente
| Recurso | Descrição |
| Tipo do Proprietário do Documento | Tipo de Proprietário do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Proprietário | Tipo do Proprietário do módulo de Documento |
| Proprietário | Proprietário do módulo de Documento |
| Tipo do Documento | Tipo do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Pertence | Tipo do Pertence do módulo de Documento |
| Pertence | Pertence do módulo de Documento |
| Tipo de Situação do Workflow | Situação do Workflow Principal do Documento |
| Primeira Versão | Envia o agente apenas se for a primeira versão do Documento |
| Dias da Validade - De | Verifica a distância inicial de dias para a data de validade do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Dias da Validade - Até | Verifica a distância final de dias para a data de validade do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Valor - Enviar para Email | E-mail ou e-mails que receberá a comunicação. Separados por vírgula ou ponto e vírgula |
| Valor - Area do empregado para enviar e-mail | Campo Área da guia Funcionário no módulo de Empresa
- O cadastro do Funcionário deve estar ativo - O cadastro no campo Pessoa dentro de Funcionário deve estar ativo |
| Valor - Area do responsável para enviar e-mail | Campo Área da guia Responsável no módulo de Empresa
- O cadastro do Responsável deve estar ativo - O cadastro no campo Responsável dentro de Responsável deve estar ativo |
| Valor - Area do usuário para enviar e-mail | Campo Área no módulo de Usuário - O cadastro do usuário deve estar ativo |
| Valor - Enviar para lista de distribuição do documento | Selecione se deseja enviar para o Nome da Lista de Documentos no Workflows de Distribuição no módulo de Documentos - O cadastro no módulo de Pessoa deve estar ativo |
| Tipo de Distribuição do Documento | Tipo de Distribuição do Documento na lista de distribuição no Workflow de Distribuição do Documento |
| Valor - Enviar para os responsáveis da resposta da fase do workflow |
Status da etapa do Workflow para enviar para os responsáveis pelo Workflow - O status do workflow deve ser do tipo Requer Permissão por Responsável - O responsável deve estar ativo no cadastro de Usuário |
| Chave do Item do Planejamento da Informação Genérica - Data para considerar expirado | Valor da chave do item da informação genérica que terá a data a ser considerada no agente |
Regra do Agente
O agente tem como objetivo, enviar comunicados automáticos quando informações de data encontrado no formulário do documentos , atenderem aos critérios de vencimento para envios.
Regra:
- É necessário existir um formulário associado ao documento, e neste formulário deverá ter um campo do tipo "Data". Para obter maiores informações sobre os campos do formulário do Documento, acesse: Formulário do Documento
- O campo "Data" do Formulário do documento, deverá ter uma chave exclusiva. Para obter maiores informações sobre como cadastrar formulários Genéricos, acesse: Formulário Genéricos
- No recurso do agente, especificamente no campo "Chave do Item do Planejamento da Informação Genérica" , deverá conter a mesma chave do campo Data que encontra-se no formulário. Esta será a forma que o agente identificará o campo que terá a validade gerenciada nos comunicados.
- É necessário que a data informada no campo "Data" do formulário do Documento esteja dentro do range de vencimento definido nos recursos do agente.
- É necessário que os critérios configurados para o agente (tais como : filtro, range vencimento, frequência ...) sejam atendidos para que os disparos sejam realizados.
Cenário de Execução
Para ajudar no entendimento das regras e execução do agente, nós iremos direcionar os passos a seguir.
A. Ativando o Agente
Para que ocorra o disparo automático é necessário que o agente esteja configurado e ativo. Para obter maiores informações sobre como ativar um agente , acesse: Como Ativar um agente
B. Recurso do Agente
Para que ocorra o disparo, é necessário que o agente esteja com seu recurso configurado adequadamente. Para obter maiores informações sobre recurso do agente , consulte o tópico anterior "Acessando o Agente e seu Recurso"
Para o nosso cenário, configuramos o agente, para que envie comunicados quando a data do formulário do documento estiver com sua data validade dentro de um range -2 dias do vencimento até 20 dias vencidos
Também devemos considerar a configuração do campo "Chave do Item do Planejamento da Informação Genérica - Data para considerar expirado" com a chave EXPIRATION_DATE
C. Formulário Padrão do Documento
No cadastro do formulário "Data Validade da Informação" que é o formulário relacionado ao Documento
deve conter um campo "Data" configurado com a chave "EXPIRATION_DATE"
D. Data de Execução do Agente
O agente foi executado em 09/07/2020
E. Documento considerado no envio
Documento contendo a Data "08/07/2020" no formulário
E. Exemplo do E-mail enviado
Segue abaixo o e-mail encaminhado referente-te ao nosso cenário
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