Permite-se disparar comunicados automáticos para documentos que requerem confirmação de leitura e que ainda encontram-se pendente de leitura pelos usuários responsáveis.
Os usuários responsáveis pela confirmação de leitura encontram-se associados ao que chamamos de lista de distribuição do documento.
Será possível definir : Frequência de Execução, Escalonamento dos Envios e grupos ou usuários que deverão receber o comunicado.
Tópicos:
Pré-requisitos:
- Possuir permissão de acesso ao módulo de Agente
Acessando o Agente e seu Recurso
Cada agente do sistema, possui o seu respectivo cadastro onde permite-se : Ativar / Desativar, definir sua frequência de execução e seu recursos específicos. Para obter maiores informações sobre o cadastro agente e seus recursos , acesse: Apresentação e Configuração do Módulo de Agente
A. Acessando Agente
Permite acessar o agente que deseja-se configurar.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_ACCEPTANCE_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
B. Recurso do Agente
Permite acessar o recurso do Agente para realizar as parametrizações desejadas para o Envio.
Na Guia Recurso iremos encontrar várias parametrizações que nos permitirá configurar os filtros para os disparos, ou seja, nos possibilitará definir se desejamos que os envios sejam para alguns grupos restritos de documentos, tais como: "Tipo de Documentos", "Proprietário" , "Situação do Workflow" ... entre outros.
Também nos recursos, nos possibilitará informar quais são os grupos de contatos que receberão os comunicados dentro das condições configuradas.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_ACCEPTANCE_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
- Selecionar a Guia "Recurso"
Informações do Recurso do Agente
| Recurso | Descrição |
| Tipo do Proprietário do Documento | Tipo de Proprietário do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Proprietário | Tipo do Proprietário do módulo de Documento |
| Proprietário | Proprietário do módulo de Documento |
| Tipo do Documento | Tipo do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Pertence | Tipo do Pertence do módulo de Documento |
| Pertence | Pertence do módulo de Documento |
| Tipo de Distribuição do Documento | Tipo de Distribuição do Documento na lista de distribuição no Workflow de Distribuição do Documento |
| Dias a partir da aprovação do documento - De | Verifica a distância inicial de dias da aprovação do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias positivos: Distância de dias depois da data de aprovação |
| Dias a partir da aprovação do documento - Até | Verifica a distância final de dias da aprovação do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias positivos: Distância de dias depois da data de aprovação |
| Valor - Enviar para Email | E-mail ou e-mails que receberá a comunicação. Separados por vírgula ou ponto e vírgula |
| Valor - Área do empregado para enviar e-mail | Campo Área da guia Funcionário no módulo de Empresa
- O cadastro do Funcionário deve estar ativo - O cadastro no campo Pessoa dentro de Funcionário deve estar ativo |
| Valor - Área do responsável para enviar e-mail | Campo Área da guia Responsável no módulo de Empresa
- O cadastro do Responsável deve estar ativo - O cadastro no campo Responsável dentro de Responsável deve estar ativo |
| Valor - Área do usuário para enviar e-mail | Campo Área no módulo de Usuário - O cadastro do usuário deve estar ativo |
| Valor - Enviar para pessoa de distribuição do documento |
Selecione se deseja enviar para o Nome da Lista de Documentos no Workflows de Distribuição no módulo de Documentos - Se for usuário, o cadastro do usuário deve estar ativo e deve gerenciar pelo proprietário do documento |
Regra do Agente
O agente tem como objetivo enviar comunicados automáticos, quando documentos requer confirmação de leitura e que ainda encontram-se pendentes de leitura pelos usuários responsáveis.
O gerenciamento deste agente será realizado em uma fase do documento chamado "Distribuição de Documento" e nela serão encontrados todos os campos necessários para compor a regra de envio.
É neste fase "Distribuição de Documento" que estarão indicados também, os usuários que tem a necessidade de confirmação de leitura . Estes usuários encontram-se associados ao que chamamos de lista de distribuição dos documentos.
Regra:
- Na fase "Distribuição do documento" , deverá conter uma distribuição criada.
- Após Criada a "Distribuição , no painel "Identificação" será necessário que o campo "Requer Confirmação de leitura" esteja ativo.
- O agente tem como regra, enviar comunicado para todos os responsáveis que encontram-se associados à lista de distribuição do Documento com a necessidade de "confirmação de leitura". Para isso, serão considerados os usuários encontrados no campo "Pessoa" do Painel de Identificação e também no Painel "Confirmação de Leitura" onde o campo "requer confirmação de leitura" seja igual a "Sim".
Para obter maiores informações sobre fluxo de aprovação de documentos - Etapa Distribuição, acesse: Fluxo de Aprovação de Documentos - Etapa Distribuição
- É necessário que o workflow do documento esteja finalizado, pois será considerado se a Data de Aprovação do Documento encontra-se dentro do range configurado no recurso do agente. Para obter maiores informações sobre fluxo de aprovação de documentos , acesse: Identificação e Fluxo de Aprovação do Documento.
- É necessário que os critérios configurados para o agente (tais como: filtro, range vencimento, frequência ...) sejam atendidos para que os disparos sejam realizados.
- O disparo deixará de ser realizando quando, cada usuário que encontra-se associados a lista de distribuição, acesse o documento correspondente e marque o campo "Certifico que li e entendi".
Cenário de Execução
Para ajudar no entendimento das regras e execução do agente, nós iremos direcionar os passos a seguir.
A. Ativando o Agente
Para que ocorra o disparo automático é necessário que o agente esteja configurado e ativo. Para obter maiores informações sobre como ativar um agente , acesse: Como Ativar um agente
B. Recurso do Agente
Para que ocorra o disparo é necessário que o agente esteja com seu recurso configurado adequadamente. Para obter maiores informações sobre recurso do agente , consulte o tópico anterior "Acessando o Agente e seu Recurso"
Para o nosso cenário, configuramos o agente, para que envie comunicados quando documento estiver com sua data de Aprovação dentro de um range -2 dias do vencimento até 20 dias vencidos.
D. Regra e Documento considerado no envio
- Documento considerado para o cenário :
- Criada uma distribuição para o Documento com os resultados das fases "Distribuído".
- Indicando que o documento requer confirmação de leitura :
A fase "Distribuição do documento" foi criada considerando no painel "Identificação " as informações :
Pessoa : "arodrigo" , Tipo : "Eletrônico" e Requer Confirmação de leitura : "Ativo"
- Usuários que deverão realizar a confirmação de leitura
- Usuário "arodrigo" possui uma lista de pessoas relacionadas, conforme podemos consultar no respectivo cadastro de "Person"
- Quando o usuário "arodrigo" foi selecionado o painel "Confirmação de Leitura" foi apresentado com as respectivas "Pessoas Relacionadas".
Conforme podemos observar , todos as pessoas da lista encontram-se com o campo "requer confirmação de leitura" = "Sim", com isto todos os usuários dessa listagem serão gerenciados pela regra deste agente.
- Lembrando que o usuário "arodrigo" também deverá realizar a confirmação de leitura, com isto também será gerenciado pela regra do agente.
Conforme podemos observar , encontra-se com o campo "requer confirmação de leitura" = "Sim".
- O comunicado somente deixará de ser disparado quando o campo "Data de Confirmação de Leitura" estiver informado com uma data.
Neste caso abaixo, a usuária "Fernanda" já realizou a leitura do documento, com isso não receberá mais as notificações
- Aprovação da fase "distribuição" do Documento.
Para que ocorra o disparo do agente, é necessário aprovar todas as etapas do fluxo de aprovação de documentos, pois é possível configurar os envios através de um range de dias considerando a data de Aprovação do Documento.
E. Exemplo do E-mail enviado
Segue abaixo o e-mail encaminhado referente ao nosso cenário
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