Permite-se que sejam disparados comunicados automáticos quando as etapas do fluxo de aprovação do Documento encontram-se com data Vencida ou a vencer.
O disparo automático ocorrerá de acordo com as configurações indicadas no recurso do Agente.
No agente é possível definir : Freqüência de Execução, Escalonamento dos Envios e grupos ou usuários que deverão receber o comunicado.
Tópicos:
Pré-requisitos:
- Possuir permissão de acesso ao módulo de Agente
Acessando o Agente e seu Recurso
Cada agente do sistema, possui o seu respectivo cadastro onde permite-se : Ativar / Desativar, definir sua frequência de execução e seu recursos específicos. Para obter maiores informações sobre o cadastro agente e seus recursos , acesse: Apresentação e Configuração do Módulo de Agente
A. Acessando Agente
Permite acessar o agente que deseja-se configurar.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa
"AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_NEXT_WORKFLOW_STEP_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
B. Recurso do Agente
Permite acessar o recurso do Agente para realizar as parametrizações desejadas para o Envio.
Na Guia Recurso iremos encontrar várias parametrizações que nos permitirá configurar os filtros para os disparos, ou seja, nos possibilitará definir se desejamos que os envios sejam para algum grupos restritos de documentos, tais como: "Tipo de Documentos", "Proprietário" , "Situação do Workflow" ... entre outros.
Também nos recursos, nos possibilitará informar quais são os grupos de contatos que receberão os comunicados dentro das condições configuradas.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa
"AGENT_PROCESS_DOCUMENT_WITH_NEXT_WORKFLOW_STEP_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
- Selecionar a Guia "Recurso"
Informações do Recurso do Agente
| Recurso | Descrição |
| Tipo do Proprietário do Documento | Tipo de Proprietário do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Proprietário | Tipo do Proprietário do módulo de Documento |
| Proprietário | Proprietário do módulo de Documento |
| Tipo do Documento | Tipo do Documento do módulo de Documento |
| Tipo do Pertence | Tipo do Pertence do módulo de Documento |
| Pertence | Pertence do módulo de Documento |
| Dias do vencimento do workflow - De | Verifica a distância inicial de dias para a data de vencimento da etapa configurada do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Dias do vencimento do workflow - Até | Verifica a distância final de dias para a data de vencimento da etapa configurada do Documento. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Valor - Enviar para responsável do workflow | Selecione se deseja enviar para o responsável pela etapa do workflow no documento
- O responsável deve estar ativo no cadastro de Usuário |
| Valor - Enviar para Email | E-mail ou e-mails que receberá a comunicação. Separados por vírgula ou ponto e vírgula |
| Valor - Area do empregado para enviar e-mail | Campo Área da guia Funcionário no módulo de Empresa
- O cadastro do Funcionário deve estar ativo - O cadastro no campo Pessoa dentro de Funcionário deve estar ativo |
| Valor - Area do responsável para enviar e-mail | Campo Área da guia Responsável no módulo de Empresa
- O cadastro do Responsável deve estar ativo - O cadastro no campo Responsável dentro de Responsável deve estar ativo |
| Valor - Area do usuário para enviar e-mail | Campo Área no módulo de Usuário - O cadastro do usuário deve estar ativo |
| Valor - Enviar para lista de distribuição do documento | Selecione se deseja enviar para o Nome da Lista de Documentos no Workflows de Distribuição no módulo de Documentos - O cadastro no módulo de Pessoa deve estar ativo |
| Tipo de Distribuição do Documento | Tipo de Distribuição do Documento na lista de distribuição no Workflow de Distribuição do Documento |
Regra do Agente
O agente tem como objetivo, enviar comunicados automáticos quando as datas Previstas das etapas do fluxo de aprovação de documentos , atenderem aos critérios de vencimento para envios.
A. Regras do Agente
- É necessário que a etapa do fluxo de aprovação do documento que encontra-se pendente possua uma data prevista. Para obter maiores informações sobre prazo de vencimento das etapas do fluxo de aprovação de documentos , acesse: Como consultar prazo de vencimento do fluxo de aprovação.
- É necessário que a data Prevista esteja dentro do range de vencimento configurado no recurso do agente.
- É necessário que os critérios configurados para o agente (tais como : filtro, range vencimento, frequência ...) sejam atendidos para que os disparos sejam realizados.
Cenário de Execução
Para ajudar no entendimento das regras e execução do agente, nós iremos direcionar os passos a seguir.
A. Ativando o Agente
Para que ocorra o disparo automático é necessário que o agente esteja configurado e ativo. Para obter maiores informações sobre como ativar um agente , acesse: Como Ativar um agente
B. Recurso do Agente
Para que ocorra o disparo, é necessário que o agente esteja com seu recurso configurado adequadamente. Para obter maiores informações sobre recurso do agente , consulte o tópico anterior "Acessando o Agente e seu Recurso"
Para o nosso cenário, configuramos o agente, para que envie comunicados quando documento estiver com sua fase pendente e com a data prevista dentro de um range -2 dias do vencimento até 20 dias vencidos
C. Data de Execução do Agente
Para o nosso cenário, o agente foi executado em 09/07/2020
D. Regra e Documento considerado no envio
Para o nosso cenário, o documento encontra-se com a fase "Emissão >> Pendente" e com a Data Prevista em 10/07/2020. Conforme o cenário , o documento encontra-se dentro do range de vencimento configurado.
E. Exemplo do E-mail enviado
Segue abaixo o e-mail encaminhado referente-te ao nosso cenário
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