Permite que sejam realizadas alterações e/ou ações no Documento quando pendente ou até mesmo quando já finalizados.  Essas alterações podem contemplar mudanças nas informações da inspeção , impressões de relatórios ,  realizações de disposições,  dentre outros recursos. 

 

Tópicos:

• Mudar Proprietário do Documento
• Anexos
• Cancelar
• Copiar
• Imprimir
• Mudar Grupo de Documento
• Mudar Número de Versão
• Mudar Responsável de Documentos Abertos
• Atualizar Documento

 

Pré-requisitos:

• Possuir permissão de acesso ao Módulo Documento 

 

  Mudar Proprietário do Documento

Permite alterar o proprietário do documento. 

Para realizar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

 

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "Pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Mudar Proprietário do Documento" 

 - Alterar o valor dos campos "Tipo" e "Nome"
 - Inserir uma justificativa no campo "Justificativa"
 - Clicar no botão "Salvar"

Exibe na tela o proprietário alterado. 

 

  Anexos

 Permite consultar em uma única lista , todos os anexos que encontra-se no documento selecionado. Também é possível realizar o download do(s) anexo(s).

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "Pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Anexos" 

Quando selecionar essa opção e existir somente um anexo, o sistema faz o downloads automaticamente e salva o arquivo na pasta do windows explorer.

 

Quando selecionar essa opção e existir mais que um anexo, o sistema exibirá a tela conforme abaixo,  permitindo a consulta e/ou downloads do(s) arquivo(s) desejado(s).

• Seção:

     Exibe em qual painel do documento, encontra-se disponível o anexo

 

• Nome:

     Exibe o nome do anexo.

 

• Tamanho :

     Exibe o tamanho do anexo 

 

• Data :

     Exibe a data em que foi adicionado o anexo

 

• Responsável :

      Exibe o nome do usuário que adicionou o anexo 

 

• Download do Anexo:

      - Clicar na linha do anexo desejado para que seja realizado o download . 

      - Se desejado download de mais que um anexo, selecionar os desejados e acionar o botão "Baixar". 

 

 

  Cancelar

Permite cancelar o documento. 

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "Pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Cancelar" 

  - Inserir uma justificativa
  - Clicar no botão "Salvar" 

O documento ficará com status cancelado 

  Para usar novamente um documento cancelado é necessário criar uma nova
versão do documento.
Para obter maiores informações sobre como criar nova versão de Documento , 
acesse: Criar e Apagar Documentos ou Versões

  CUTOVER

1. Somente é possível usar o recurso "CANCELADO", se workflow principal do documento (PAI),
contiver o status reprovado ( KEY da SITUATION = REPROVED )

 

 

 

 

 

  Copiar

Permite realizar a cópia de um documento, onde o novo documento "cópia" irá possuir as mesmas informações que o documento copiado.

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Copiar" 

 Permite realizar as alterações desejadas. 

 - Alterar os campos desejados
 - Clicar no botão "Salvar" 

 

Será feito a cópia do documento escolhido

 

  Imprimir

Permite que seja gerado um arquivo PDF contendo todas as informações dos documentos cadastrados no sistema.

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome desejado ou pesquisar por todos
 - Clicar no botão "pesquisar"
 - Selecionar o documento ou selecionar todos os documentos desejados.
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Imprimir" 

Será exibida a listagem dos relatórios disponíveis no módulo Documento

Para obter maiores informações sobre os relatórios disponíveis, acesse:  Relatórios do Documento (PDF)

 

 

  Mudar Grupo de Documento

Permite alterar o grupo do documento. 

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "Pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Mudar Grupo de Documento" 

 - Alterar o valor dos campos "Tipo de Grupo de Documento"
 - Inserir uma justificativa no campo "Justificativa"
 - Clicar no botão "Salvar"

 

  Mudar Número de Versão

Permite realizar a alteração do número da versão do documento. 

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Digitar o nome do documento desejado
 - Clicar no botão "Pesquisar"
 - Selecionar o documento
 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Selecionar "Mudar Número de Versão" 

  O número da versão do documento a ser alterado não pode ser menor que 
o número da última versão. 

 

 

  Mudar Responsável de Documentos Abertos

Permite trocar o responsável encontrado nos passos do Fluxo de Aprovação do documento que encontram-se Pendentes.

Existem cenários onde deseja-se trocar os responsáveis que encontram-se associados a determinados Fluxo de Aprovação do documento do sistema. O motivo da troca pode ser por desligamento de funcionários, mudanças de funções de funcionários, etc..

Quando ocorrer esse cenário pode ser utilizado o recurso de "Mudar Responsável de Documentos Abertos" que realizará uma alteração em massa, abrangendo todos os documentos que encontram-se ainda com etapa "Pendente".

 

Para acessar essa opção, é necessário primeiramente posicionar na visão onde os recursos de mais opções encontram-se disponíveis. 

Para isso, deve ser realizado o seguinte procedimento:

 - Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
 - Selecionar a opção "" que encontra-se abaixo da tela de pesquisa
 - Selecionar a opção "Visão"
 - Selecionar a opção "Todos"

Após realizado esse procedimento acima, o recurso que chamamos de "Mais opções" estará disponível e assim os próximos passos podem ser realizados, conforme abaixo.  

 

 - Selecionar "" (Mais Opções)
 - Não deve ser selecionado nenhum registro
 - Selecionar "Mudar responsável de documentos abertos" 

 - Preencher os campos "Usuário (De)" e "Usuário (Para)"
 - Inserir uma justificativa
 - Clicar no botão "Salvar"

• Tipo de Proprietário do Documento ( Filtro )

Esse campo "Tipo de Proprietário do Documento" é utilizado como um filtro que permitirá alteração dos responsáveis somente do tipo de Proprietário selecionado. Se não indicado nenhuma informação neste campo, a regra irá considerar todos.

O filtro "Tipo de Proprietário do Documento" deve ser usado em conjunto com os filtros "Usuário De" , "Usuário Para" e "Justificativa"

 

• Tipo de Documento ( Filtro )

Esse campo "Tipo de Documento" é utilizado como um filtro que permitirá alteração dos responsáveis , somente do tipo de documento selecionado. Se não indicado nenhuma informação neste campo, a regra irá considerar todos.

O filtro "Tipo de Documento" deve ser usado em conjunto com os filtros "Usuário De" , "Usuário Para" e "Justificativa"

 

• Tipo / Nome ( Filtro )

Esse campo "Tipo" e Nome é utilizado como um filtro que permitirá alteração dos responsáveis , somente do proprietário selecionado. Se não indicado nenhuma informação neste campo, a regra irá considerar todos.

O filtro "Tipo" deve ser usado em conjunto com os filtros "Usuário De" , "Usuário Para" , "Justificativa" e "Nome"

  

• Item ( Filtro )

Esse campo "Item" é utilizado como um filtro que permitirá alteração dos responsáveis , somente do item selecionado.

O filtro "Item" deve ser usado em conjunto com os filtros "Usuário De" , "Usuário Para" e  "Justificativa".

 

• Usuário ( De )

Indica-se o responsável ATUAL que encontra-se cadastrado nas etapas do fluxo de aprovação do documento.

 

• Usuário ( Para )

Indica-se o NOVO responsável que deseja cadastrar nas etapas com status pendente do fluxo de aprovação do documento.

 

• Justificativa

Indica-se a descrição do que motivou a alteração de responsável das etapas do fluxo de aprovação de documento.

 

Cenário para exemplificação do uso desse recurso  A. Documento encontra-se Pendente Etapa Avaliação com resultado "Pendente" , com os responsáveis "Master", "Fernanda" e "Beatriz" B.  Em nossa simulação, conforme podemos verificar, os campos de filtros "Tipo de Proprietário" , "Tipo Documento" , "Tipo/Nome" e "Item" não estão com informações. Com isto, vamos considerar que a troca dos usuários "Fernanda" para "Ewerton Ribeiro" será aplicada em todos os documentos que encontram-se com resultado pendente do fluxo de aprovação. C. Após a mudança podemos verificar que os responsáveis são "Master" , "Ewerton Ribeiro" e "Beatriz" , ou seja, a responsável "Fernanda" foi substituída pelo responsável "Ewerton Ribeiro"

 

 

  Atualizar Documento

Permite atualizar as informações do documento, sempre que um usuário estiver realizando alterações ou aprovações no sistema e outro usuário deverá atualizar uma etapa de aprovação, ao utilizar está opção o documento será atualizado com as novas informações já adicionadas por um usuário anterior.

- Digitar no campo de transação: DOC e acionar o ícone ">" para pesquisar
- Digitar o nome do documento desejado
- Clicar no botão "Pesquisar"
- Selecionar o documento
- Selecionar "" (Configurações)
- Selecionar "Atualizar"