Permite-se que sejam disparados comunicados automáticos quando as etapas do fluxo de aprovação do Processo de Aprovação encontram-se com data vencida ou a vencer.
O disparo automático ocorrerá de acordo com as configurações indicadas no recurso do Agente.
No agente é possível definir : Frequência de Execução, Escalonamento dos Envios e grupos ou usuários que deverão receber o comunicado.
Tópicos:
Pré-requisitos:
- Possuir permissão de acesso ao módulo de Agente
Acessando o Agente e seu Recurso
Cada agente do sistema, possui o seu respectivo cadastro onde permite-se : Ativar / Desativar, definir sua frequência de execução e seu recursos específicos. Para obter maiores informações sobre o cadastro agente e seus recursos , acesse: Apresentação e Configuração do Módulo de Agente
A. Acessando Agente
Permite acessar o agente que deseja-se configurar.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_APPROVAL_PROCESS_WITH_NEXT
_WORKFLOW_STEP_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
B. Recurso do Agente
Permite acessar o recurso do Agente para realizar as parametrizações desejadas para o Envio.
Na Guia Recurso iremos encontrar várias parametrizações que nós permitirá configurar os filtros para os disparos, ou seja, nós possibilitará definir se desejamos que os envios sejam para algum grupos restritos de documentos, tais como: "Tipo do Processo de Aprovação", "Razão do Processo de Aprovação" , "Tipo do Responsável" ... entre outros.
- Digitar no campo de transação: AGENT e acionar o ícone ">" para pesquisar.
- Informar no campo de pesquisa "AGENT_PROCESS_APPROVAL_PROCESS_WITH_NEXT
_WORKFLOW_STEP_PENDING_LATE"
- Acionar o ícone "Lupa"
- Selecionar a Guia "Recurso"
Informações do Recurso do Agente
| Recurso | Descrição |
| Tipo do Processo de Aprovação | Tipo do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Razão do Processo de Aprovação | Razão do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Nível do Processo de Aprovação | Nível do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Tipo do Fabricante | Tipo do Fabricante do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Fabricante | Fabricante do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Item | Item do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Tipo do Proprietário | Tipo do Proprietário do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Proprietário | Proprietário do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Fase do Workflow | Fase do Workflow do módulo de processo de aprovação para não considerar no envio |
| Dias do vencimento do workflow - De | Verifica a distância inicial de dias para a data de vencimento da etapa configurada do Processo de Aprovação. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Dias do vencimento do workflow - Até | Verifica a distância final de dias para a data de vencimento da etapa configurada do Processo de Aprovação. Seguindo as seguintes regras:
- Dias negativos: Distância de dias antes da data de vencimento - Dias positivos: Distância de dias depois da data de vencimento |
| Valor - Enviar para responsável do workflow | Selecione se deseja enviar para o responsável pela etapa do workflow do Processo de Arovação
- O responsável deve estar ativo no cadastro de Usuário |
| Valor - Enviar para Email | E-mail ou e-mails que receberá a comunicação. Separados por vírgula ou ponto e vírgula |
| Valor - Area do empregado para enviar e-mail | Campo Área da guia Funcionário no módulo de Empresa
- O cadastro do Funcionário deve estar ativo - O cadastro no campo Pessoa dentro de Funcionário deve estar ativo |
| Valor - Area do responsável para enviar e-mail | Campo Área da guia Responsável no módulo de Empresa
- O cadastro do Responsável deve estar ativo - O cadastro no campo Responsável dentro de Responsável deve estar ativo |
| Valor - Area do usuário para enviar e-mail | Campo Área no módulo de Usuário - O cadastro do usuário deve estar ativo |
| Valor - Enviar e-mail para os participantes do time |
Campo email da guia Equipe no módulo de Processo de Aprovação - O cadastro da pessoa deve estar ativa |
| Valor - Plano de Informação Genérica |
Planejamento de informação genérica do módulo de Processo de Aprovação para ser enviado no corpo do email |
| Valor - Chave do Item da Informação Genérica | Chave do item da informação genérica do módulo de Processo de Aprovação para ser enviado no corpo do email |
Regra do Agente
O agente tem como objetivo, enviar comunicados automáticos quando as datas Previstas das etapas do fluxo de aprovação do Processo de Aprovação, atenderem aos critérios de vencimento para envios.
A. Regras do Agente
1 - Verifica se a fase está com o status corrente = PENDENTE
2 - Verifica se fase está visível ( <> escondida)
3 - Itera todos os possíveis status da fase, apenas aqueles que são diferente de PENDENTE e NAO APLICAVEL
3.1 - Para o status que está iterando, verifica dependência dele
Se algum deles der OK então a fase é considerada como pronta pra ser respondida e a fase será considerada para o disparo.
4. É necessário que a data Prevista esteja dentro do range de vencimento configurado no recurso do agente.
Importante: Se caso a etapa entrar nos critérios acima, porém não ter um prazo definido, a etapa terá o prazo considerado = hoje.
5. É necessário que os critérios configurados para o agente (tais como : filtro, range vencimento, frequência ...) sejam atendidos para que os disparos sejam realizados.
Para obter maiores informações sobre prazo de vencimento das etapas do fluxo de aprovação de Processo de Aprovação, acesse: Aprovação de Riscos do Processo de Aprovação ou Aprovação dos Requisitos do Processo de Aprovação
A. Regras do Agente
Caso desejar que alguma fase não seja considerada no envio do e-mail, no Planejamento do Workflow , deverá ativar o parâmetro de "Not Send" .
Cenário de Execução
Para ajudar no entendimento das regras e execução do agente, nós iremos direcionar os passos a seguir.
A. Ativando o Agente
Para que ocorra o disparo automático é necessário que o agente esteja configurado e ativo. Para obter maiores informações sobre como ativar um agente , acesse: Como Ativar um agente
B. Recurso do Agente
Para que ocorra o disparo, é necessário que o agente esteja com seu recurso configurado adequadamente. Para obter maiores informações sobre recurso do agente , consulte o tópico anterior "Acessando o Agente e seu Recurso"
Para o nosso cenário, configuramos o agente, para que ocorra o disparo a uma área dos usuários específica.
C. Processo de Aprovação considerado no envio
Para o nosso cenário, conforme podemos consultar abaixo que o processo de aprovação ainda encontra-se "Aguardando" resposta, sendo assim o e-mail será disparo, informando a data de vencimento ou á vencer da resolução e conclusão das etapas do fluxo de aprovação para a finalização do processo de aprovação:
D. Exemplo do E-mail enviado
Segue abaixo o e-mail encaminhado referente ao nosso cenário:
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